Im Jahr 2025 ist es in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) nicht mehr normal, monatelang auf eine Entscheidung zu warten. Ob Dachsanierung, Heizungsaustausch oder neue Mülltonnen - wenn es um Geld und Regeln geht, zählt heute Geschwindigkeit. Und die kommt nur noch mit Umlaufbeschlüssen und Online-Versammlungen. Seit der WEG-Reform 2020 und den weiteren Anpassungen 2022 ist das Verfahren nicht mehr nur erlaubt - es ist zur Standardmethode geworden. Wer noch auf Papier, Briefkasten und physische Treffen setzt, hinkt hinterher. Und das kann teuer werden.
Was ist ein Umlaufbeschluss - und warum ist er so wichtig?
Ein Umlaufbeschluss ist eine Entscheidung, die ohne eine echte Versammlung getroffen wird. Statt alle Eigentümer in einen Raum zu zwingen, schickt der Hausverwalter eine Beschlussvorlage per E-Mail, WhatsApp oder über eine spezielle Plattform. Jeder bekommt die Möglichkeit, mit Ja, Nein oder Enthaltung zu antworten. Das ist kein Nebenweg - es ist das neue Normal. Seit 2020 gilt: Textform reicht. Das bedeutet, dass E-Mail, SMS oder Nachrichten in WEG-Apps wie vBeschluss oder prop.id vollkommen rechtsgültig sind. Mündliche Absprachen am Treppenhaus oder Posts in WhatsApp-Gruppen zählen nicht. Es muss klar sein: Wer abgestimmt hat, wer es geschrieben hat und wann.Früher brauchte man Einstimmigkeit. Das hieß: Wenn einer nein sagte, war alles hinfällig. In einer WEG mit 25 Eigentümern? Fast unmöglich. Heute kann die Gemeinschaft mit einfacher Mehrheit beschließen, dass im Umlaufverfahren nur die Mehrheit der abgegebenen Stimmen zählt. Das hat alles verändert. In 68% der WEGs mit mehr als 20 Parteien scheiterte der Umlaufbeschluss früher. Heute läuft er in 78% der Fälle. Die Zahlen sprechen klar: Wer nicht digitalisiert, blockiert.
Wie funktioniert ein Umlaufbeschluss Schritt für Schritt?
Es ist nicht kompliziert - aber es muss sauber sein. Hier ist der Weg, den jede WEG gehen sollte:- Beschlussvorlage erstellen: Der Hausverwalter formuliert den Vorschlag exakt: Was soll gemacht werden? Warum? Welche Kosten? Welche Angebote liegen vor? Keine vagen Formulierungen. Beispiel: „Austausch der alten Heizungsanlage gegen eine Luft-Wasser-Wärmepumpe nach Angebot von Heizungsbau GmbH, Kosten: 85.000 €, anteilig 3.400 € pro Wohnung.“
- Frist setzen: Mindestens 7 Tage für einfache Entscheidungen. Bei Kosten über 1.000 € pro Wohnung müssen es mindestens 14 Tage sein. Keine Ausnahmen.
- Versenden: Per E-Mail oder über eine zertifizierte Plattform. WhatsApp ist erlaubt - aber nur, wenn der Absender eindeutig identifizierbar ist. Wer „Hans Müller“ heißt und nicht „Hans Müller, Wohnung 4B“, riskiert eine Anfechtung.
- Stimmen dokumentieren: Jede Antwort muss mit Zeitstempel, Name, Wohnungsnr. und klarem Votum gespeichert werden. Enthaltungen zählen nicht als Ja. Wer vergisst, das zu tun, hat einen rechtlich anfechtbaren Beschluss.
- Auswertung und Protokoll: Sobald die Frist abgelaufen ist, wird gezählt. Die Ergebnisse werden schriftlich festgehalten und allen Eigentümern zugesandt.
Die meisten Hausverwalter nutzen heute Plattformen wie vBeschluss oder prop.id. Sie automatisieren Fristen, speichern alles digital und warnen vor Fehlern. Wer das nicht nutzt, arbeitet mit Papier und Excel - und das ist ein Risiko. 12% der digitalen Umlaufbeschlüsse aus 2024 waren anfechtbar - wegen fehlender Dokumentation. Das ist nicht die Technik schuld. Das ist menschliche Fahrlässigkeit.
Online-Versammlungen: Was ist anders als der Umlaufbeschluss?
Ein Online-Versammlung ist wie eine echte Versammlung - nur virtuell. Alle sind per Video dabei, sprechen, fragen nach, diskutieren. Dann wird abgestimmt. Das ist kein Ersatz für den Umlaufbeschluss - das ist eine andere Methode. Und sie hat andere Regeln.Um Online-Versammlungen zuzulassen, braucht es einen besonderen Beschluss in der WEG. Und der braucht 75% der Stimmen. Das ist schwerer als eine einfache Mehrheit. Und dieser Beschluss läuft alle drei Jahre ab. Dann muss er erneuert werden. Keine Ausnahme.
Technisch muss alles sicher sein: End-to-End-Verschlüsselung, Teilnehmerliste mit elektronischer Unterschrift, Protokoll in Echtzeit. Plattformen wie vBeschluss oder prop.id erfüllen das. Sie sind zertifiziert nach ISO/IEC 27001:2022 und DSGVO-konform. Wer einfach Zoom oder Teams nutzt, macht sich strafbar - und riskiert, dass ein Beschluss später für ungültig erklärt wird.
Der Vorteil? Man kann diskutieren. Bei komplexen Themen wie Sanierungskonzepten oder Änderungen der Teilungserklärung ist das wichtig. Der Nachteil? Die Teilnahmequote liegt nur bei 55-70%. Viele kommen nicht - weil sie keine Webcam haben, Angst vor Technik haben oder einfach keine Zeit. Der Umlaufbeschluss hingegen hat eine Teilnahmequote von 85-95%. Er ist einfacher, schneller, effizienter.
Welche Plattformen funktionieren wirklich?
Nicht jede App ist gleich. Es gibt Hunderte von Anbietern - aber nur drei dominieren den Markt: vBeschluss, prop.id und matera.eu. Gemeinsam haben sie 68% des Marktes. Warum?prop.id ist die beliebteste. Mit 4,7 von 5 Sternen auf Trustpilot ist sie die am besten bewertete. Sie ist kostenlos bis 20 Eigentümer, danach nur 0,99 € pro Eigentümer im Monat. Sie hat automatische Fristen, Erinnerungen, Dokumentation und eine Sprachfunktion für ältere Nutzer - die im Januar 2025 kommt. 142 Bewertungen, 92% positive Erfahrungen. Wer mit E-Mail arbeitet, kommt auf nur 3,2 Sterne.
vBeschluss ist die technisch stärkste. 99,98% Ausfallsicherheit, vollständige DSGVO-Konformität, KI-gestützte Prüfung der Beschlussvorlagen ab März 2025. Kosten: ab 19,90 €/Monat. Ideal für größere WEGs oder professionelle Verwalter.
matera.eu ist gut für Verwalter, die schon mit anderen Systemen arbeiten. Es lässt sich in bestehende Verwaltungssoftware einbinden.
Wer es selbst macht? E-Mail ist möglich - aber riskant. Keine Automatik. Keine Erinnerungen. Keine sichere Archivierung. 73% der Verwalter sagen: Die Einarbeitung in eine Plattform dauert nur 4-6 Stunden. Die Zeit, die man später für Korrekturen und Anfechtungen verliert? Viel mehr.
Wer hat Schwierigkeiten - und wie löst man das?
Die größte Hürde ist nicht die Technik. Es sind die Menschen. 32% der Eigentümer über 65 Jahren haben Probleme mit digitalen Verfahren. 41% fühlen sich unsicher. Das ist kein Vorwurf - das ist Realität.Was hilft? Unterstützung anbieten. Einmal pro Monat eine kleine „Digitale Hilfe“ im Haus - 30 Minuten, Kaffee, Tablet zur Verfügung. Ein Nachbar, der hilft. Oder der Hausverwalter, der per Telefon erklärt, wie man auf „Ja“ klickt. Wer das nicht macht, spaltet die Gemeinschaft. Und das ist gefährlich.
Ein Fall aus Linz: Eine WEG mit 18 Wohnungen wollte die Heizung austauschen. Drei Eigentümer, über 70, konnten nicht online abstimmen. Der Verwalter hat ihnen gedruckte Formulare geschickt, mit frankiertem Rückumschlag. Sie haben abgestimmt. Der Beschluss wurde rechtsgültig. Kein technischer Trick - nur menschliche Lösung.
Was kommt 2025 - und warum ist das wichtig?
Die Bundesregierung arbeitet am „WEG-Digitalisierungs-Gesetz 2025“. Der Kabinettbeschluss vom 5. November 2024 ist klar: Die Einstimmigkeit für dringende Instandhaltungsmaßnahmen soll wegfallen. Stattdessen reicht dann eine qualifizierte Mehrheit von 75%. Das ist ein riesiger Schritt. Denn bisher musste bei einer Dachsanierung oder einem neuen Aufzug jeder zustimmen. Jetzt reicht es, wenn drei von vier Eigentümern Ja sagen. Das wird viele Projekte voranbringen.Auch das „Digitale WEG-Register“ kommt. Ab 2026 sollen alle Beschlüsse zentral gespeichert werden - wie ein digitales Grundbuch. Das macht Anfechtungen schwerer und Transparenz einfacher.
Und die Technik? Plattformen werden intelligenter. KI prüft Beschlussvorlagen auf Rechtssicherheit. Sprachsteuerung hilft Senioren. Biometrische Identifikation wird getestet. Die Zukunft ist digital - und sie ist nah.
Was passiert, wenn man es falsch macht?
Ein falscher Umlaufbeschluss kann teuer werden. 4,2% aller digitalen Beschlüsse werden angefochten - und 78% davon wegen fehlender Identifizierung. Ein Eigentümer behauptet: „Ich hab das nicht gemacht.“ Der Verwalter hat keine sichere Aufzeichnung. Der Beschluss wird für ungültig erklärt. Die Dachreparatur bleibt liegen. Die Versicherung zahlt nicht. Die Kosten steigen. Und wer ist schuld? Der Verwalter. Oder die WEG, die nicht auf Dokumentation geachtet hat.Ein Beispiel: Im März 2024 hat eine WEG in NRW eine Sanierung mit WhatsApp abgestimmt. Ein Eigentümer sagte später: „Mein Handy wurde gehackt.“ Kein Zeitstempel, keine klare Zuordnung. Der Beschluss wurde aufgehoben. 15.000 € für die erste Abstimmung - weg. Die zweite Abstimmung mit einer Plattform? 4.000 € mehr, aber sicher.
Rechtssicherheit ist kein Luxus. Sie ist die Grundlage.
Fazit: Digitalisieren - aber richtig
Die WEG von 2025 ist nicht mehr die von 2015. Wer noch auf Briefe, Faxe und physische Treffen setzt, bremst seine Gemeinschaft. Umlaufbeschlüsse und Online-Versammlungen sind nicht die Zukunft - sie sind die Gegenwart. Und sie funktionieren. Gut. Sicher. Effizient.Die Regeln sind klar: Textform, Frist, Identifikation, Dokumentation. Die Tools sind da: prop.id, vBeschluss, matera.eu. Die Unterstützung ist möglich: Schulungen, Hilfe für Senioren, einfache Lösungen.
Die Frage ist nicht: „Sollen wir digitalisieren?“ Die Frage ist: „Wann fangen wir an?“
Kann ich einen Umlaufbeschluss per WhatsApp machen?
Ja, aber nur unter strengen Bedingungen. Der Absender muss eindeutig identifizierbar sein - also Name und Wohnungsnr. müssen im Nachrichtentext stehen. Es muss klar sein, dass es sich um eine formelle Abstimmung handelt. Keine privaten Nachrichten, keine Gruppenchats. Und: Jede Antwort muss protokolliert werden - mit Zeitstempel und vollständigen Daten. Wer das nicht macht, riskiert eine Anfechtung.
Wie lange muss die Frist für einen Umlaufbeschluss laufen?
Mindestens 7 Tage bei einfachen Entscheidungen wie Mülltonnen oder Lichterketten. Bei Kosten über 1.000 € pro Wohnung - zum Beispiel bei einer Heizungsumstellung - müssen es mindestens 14 Tage sein. Diese Fristen sind gesetzlich vorgeschrieben. Wer kürzer setzt, macht den Beschluss anfechtbar.
Brauche ich eine spezielle Software für Online-Versammlungen?
Ja. Normale Tools wie Zoom oder Microsoft Teams reichen nicht. Sie erfüllen nicht die rechtlichen Anforderungen an Verschlüsselung, Identifikation und Protokollierung. Nur zertifizierte Plattformen wie vBeschluss oder prop.id sind rechtssicher. Sie bieten End-to-End-Verschlüsselung, elektronische Unterschriften und automatische Protokolle - alles, was ein Gericht akzeptiert.
Was passiert, wenn ein Eigentümer nicht online abstimmen kann?
Er muss trotzdem abstimmen können. Die WEG hat die Pflicht, allen Eigentümern eine Teilnahme zu ermöglichen. Das kann per Brief mit Rückumschlag, per Telefonmitteilung mit schriftlicher Bestätigung oder mit Hilfe eines Nachbarn geschehen. Wer nur digital abstimmen lässt, diskriminiert ältere oder technikunfähige Eigentümer - und das ist rechtswidrig.
Ist ein Umlaufbeschluss gültig, wenn jemand nicht antwortet?
Nein. Schweigen ist keine Zustimmung. Nur die Stimmen, die tatsächlich abgegeben wurden, zählen. Wenn 10 von 20 Eigentümern abstimmen und 8 Ja sagen, ist der Beschluss gültig - aber nur, wenn die WEG vorher beschlossen hat, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht. Sonst braucht man Einstimmigkeit - und das ist fast unmöglich.
Wie oft muss ich Online-Versammlungen erneuern?
Alle drei Jahre. Der Beschluss, der Online-Versammlungen erlaubt, ist zeitlich begrenzt. Nach drei Jahren muss er erneut mit 75% der Stimmen beschlossen werden. Sonst sind alle virtuellen Treffen ab diesem Zeitpunkt rechtlich ungültig - auch wenn sie schon mehrere Jahre funktioniert haben.
Gibt es Strafen, wenn ich einen ungültigen Beschluss durchführe?
Es gibt keine direkten Strafen wie Geldbußen. Aber: Ein ungültiger Beschluss kann angefochten werden. Dann muss er wiederholt werden - oft zu höheren Kosten. Wenn die Maßnahme schon umgesetzt wurde - etwa eine neue Heizung - kann sie wieder entfernt werden. Das bedeutet doppelte Kosten, Streit und rechtliche Auseinandersetzungen. Die Strafe ist indirekt, aber hoch.
Kann ich einen Umlaufbeschluss rückgängig machen?
Nein, nicht einfach so. Ein einmal abgegebener Stimme ist bindend. Aber: Bis zur Fristende kann man seine Stimme ändern - solange man es schriftlich mitteilt. Nach Ablauf der Frist ist der Beschluss rechtskräftig. Nur ein Gericht kann ihn aufheben - wenn er rechtswidrig war.
Was ist der Unterschied zwischen Umlaufbeschluss und Online-Versammlung?
Beim Umlaufbeschluss wird ohne Diskussion abgestimmt - per Text. Bei der Online-Versammlung sprechen alle, diskutieren, stellen Fragen - und dann wird abgestimmt. Umlaufbeschlüsse brauchen keine 75%-Mehrheit, nur die Zustimmung der Gemeinschaft, dass Mehrheit reicht. Online-Versammlungen brauchen immer die 75%-Zustimmung zum Verfahren - und die muss alle drei Jahre erneuert werden.
Wird es 2025 ein staatliches digitales WEG-Register geben?
Nicht im Jahr 2025, aber ab 2026. Der Kabinettbeschluss vom 5. November 2024 sieht vor, dass alle WEG-Beschlüsse ab 2026 zentral in einem digitalen Register gespeichert werden. Das macht Anfechtungen schwerer, erhöht die Transparenz und schafft eine verlässliche Datenbasis für alle Beteiligten. Es ist ein Meilenstein für die digitale WEG.
