Was sich mit der WEG-Reform 2025 für Sie als Wohnungseigentümer ändert
Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für alle, die eine Wohnung in einer Gemeinschaft besitzen. Die WEG-Reform 2025 bringt keine kleinen Änderungen - sie verändert, wie Sie als Eigentümer mit Rechnungen, Energieverbrauch und Versammlungen umgehen. Es geht nicht mehr nur darum, die Miete zu zahlen oder den Hausmeister zu beauftragen. Jetzt müssen Sie technisch fit sein, digitale Pflichten erfüllen und mit neuen Kosten rechnen. Ob Sie in Berlin, Köln oder Linz wohnen - wenn Sie Eigentümer in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) sind, betrifft es Sie.
E-Rechnungspflicht: Kein Papier mehr, nur noch digital
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie als Vermieter oder Eigentümer in der WEG E-Rechnungen empfangen können. Das gilt für alle, unabhängig davon, ob Sie Ihre Wohnung vermieten oder selbst wohnen. Die Rechnungen von Handwerkern, Heizungsanlagen, Hausverwaltung oder Energieversorgern müssen elektronisch ankommen - per E-Mail oder über ein Portal. Und sie müssen maschinell lesbar sein, also im Format PDF/A oder XML, nicht als Foto oder gescanntes Dokument.
Das bedeutet: Sie brauchen ein E-Mail-Postfach, das Sie regelmäßig checken. Und Sie brauchen eine sichere Ablage, die die Rechnungen unverändert speichert - für mindestens zehn Jahre. Wer das nicht kann, riskiert Strafen, wenn die Finanzbehörde prüft. Die gute Nachricht: Sie müssen keine Rechnungen selbst ausstellen, solange Ihr Lieferant das noch nicht kann. Bis Ende 2026 dürfen Sie noch Papierrechnungen akzeptieren, wenn der Anbieter sie nicht digital versenden kann. Aber ab 2027 ist Schluss mit dem Papierkram.
Einige WEGs haben schon Software gekauft, die automatisch Rechnungen einliest und verarbeitet. Die günstigsten Lösungen kosten rund 50 Euro im Monat. Für kleine Gemeinschaften mit nur 5 bis 10 Parteien ist das eine große Belastung. Viele haben noch keine IT-Kenntnisse und wissen nicht, wo sie anfangen sollen. Eine Schulung von 16 Stunden, wie sie die Hausverwaltungsfirmen empfehlen, ist jetzt fast Pflicht - für mindestens eine Person in der WEG.
Smart-Meter: Wer muss den neuen Zähler haben?
Wenn Ihre Wohnung mehr als 6.000 Kilowattstunden Strom pro Jahr verbraucht, müssen Sie ab Januar 2025 einen intelligenten Zähler (Smart-Meter) installieren lassen. Das gilt auch, wenn Sie eine Photovoltaikanlage mit einer Leistung zwischen 7 und 100 kW haben. Der Zähler sendet automatisch Ihre Verbrauchsdaten an den Netzbetreiber - und Sie bekommen genauere Abrechnungen.
Die Installation kostet zwischen 150 und 300 Euro pro Zähler. Die WEG muss das gemeinsam entscheiden. In vielen Fällen übernimmt der Messstellenbetreiber die Installation, aber die Kosten werden über die Hausgelder abgerechnet. Experten warnen: Wer keine Solaranlage hat und nur wenig verbraucht, wird kaum merken, dass der Zähler da ist. Aber für Eigentümer mit Photovoltaik ist das wichtig. Die Daten helfen, den Eigenverbrauch zu optimieren und die Einspeisevergütung genau zu berechnen. Die Deutsche Energie-Agentur (dena) sagt: Ohne diese Zähler wird die Energiewende nicht funktionieren. Aber viele kleine WEGs haben noch nicht einmal Kontakt zu ihrem Netzbetreiber aufgenommen. Der Zeitdruck ist groß.
Heizkostenabrechnung für Wärmepumpen: Neue Messgeräte bis September 2025
Wenn Ihre WEG eine Wärmepumpe nutzt, müssen bis September 2025 neue Messgeräte installiert werden. Diese erfassen den tatsächlichen Energieverbrauch - nicht mehr nur geschätzt. Das ist fairer für alle, denn wer viel heizt, zahlt mehr. Wer wenig verbraucht, zahlt weniger. Vorher wurde oft pauschal abgerechnet, was zu Streit führte.
Die Geräte kosten zwischen 200 und 400 Euro pro Wohnung, je nach Modell. Die Installation muss von einem Fachmann durchgeführt werden. Viele Eigentümer sind verärgert: Die Frist ist kurz. Wer im Herbst 2024 noch nicht mit der Planung begonnen hat, hat jetzt kaum noch Zeit. Eine Petition mit über 15.000 Unterschriften fordert eine Verlängerung. Aber bislang hat das Bundesjustizministerium nicht nachgegeben. Die gute Nachricht: Die Messgeräte können später auch für andere Heizsysteme genutzt werden - sie sind zukunftssicher.
Etagenheizungen: Bestandsaufnahme war bis Ende 2024 Pflicht
Bevor die neuen Regeln für 2025 kamen, musste jede WEG bis zum 31. Dezember 2024 eine Bestandsaufnahme ihrer Etagenheizungen machen. Das war eine Pflicht nach dem Gebäudeenergiegesetz (GEG). Jede Heizung wurde auf Alter, Effizienz, Reparaturhistorie und Anzahl der Heizkörper geprüft. Wer das nicht gemacht hat, hat einen Verstoß begangen - auch wenn es nicht sofort geahndet wird.
Die Prüfung kostet durchschnittlich 250 Euro pro WEG. Sie muss von einem zertifizierten Gebäudeenergieberater durchgeführt werden. Die Ergebnisse müssen aufbewahrt werden - für spätere Sanierungspläne oder wenn Sie die Wohnung verkaufen. Viele WEGs haben das vernachlässigt, weil sie dachten, es sei nur eine Formsache. Aber jetzt, wo die Energiekosten hoch sind, sind diese Unterlagen wichtig. Sie zeigen, ob Ihre Heizung noch zeitgemäß ist oder ob eine Modernisierung nötig ist.
Virtuelle Eigentümerversammlungen: Endlich mitmachen, ohne zu reisen
Die größte Erleichterung der Reform ist die Möglichkeit, Versammlungen komplett online abzuhalten. Seit Oktober 2024 ist das gesetzlich erlaubt. Sie brauchen keine Reise mehr nach München, wenn Ihre Wohnung dort liegt und Sie in Berlin arbeiten. Mit einer sicheren Videokonferenz-Plattform - mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung - können Sie teilnehmen, abstimmen und Fragen stellen.
Die Plattform muss DSGVO-konform sein. Das bedeutet: Keine kostenlosen Tools wie Zoom oder Google Meet, wenn sie nicht speziell für WEGs angepasst sind. Einige Verwaltungen nutzen jetzt spezielle Software wie WEG-Online eine digitale Plattform für Wohnungseigentümergemeinschaften, die Versammlungen, Abstimmungen und Dokumentenverwaltung in einem System vereint. Die Kosten dafür liegen bei 100 bis 300 Euro pro Jahr. Die Vorteile sind klar: Teilnahmequoten steigen, weil mehr Menschen mitmachen. Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Wohnungseigentum zeigt: Bis zu 85 Prozent der Reisekosten fallen weg. Für Berufstätige, Senioren oder Menschen mit Mobilitätseinschränkungen ist das ein großer Gewinn.
Was kostet alles - und wer zahlt?
Die Reform bringt Kosten. Viele Eigentümer sind verärgert, weil sie nicht wissen, wie sie das finanzieren sollen. Hier die Übersicht:
- E-Rechnungssoftware: 49,90 Euro/Monat (oder einmalig 600-1.200 Euro)
- Smart-Meter-Installation: 150-300 Euro pro Zähler
- Heizkosten-Messgeräte für Wärmepumpen: 200-400 Euro pro Wohnung
- Bestandsaufnahme Etagenheizungen: 250 Euro pro WEG (einmalig)
- Virtuelle Versammlungssoftware: 100-300 Euro/Jahr
Das sind für eine mittelgroße WEG mit 20 Wohnungen leicht 10.000 Euro oder mehr. Wer das nicht bezahlen kann, hat ein Problem. Deshalb hat die Bundesregierung einen Fördertopf von 50 Millionen Euro eingerichtet. Kleine WEGs mit weniger als 10 Parteien können Anträge stellen. Aber die Verwaltung ist kompliziert. Bislang haben nur 12 Prozent der berechtigten Gemeinschaften einen Antrag gestellt - weil die meisten nicht wissen, dass es die Förderung gibt.
Was kommt als Nächstes?
Die Reform 2025 ist nicht das Ende. Sie ist der Anfang. Die Bundesregierung will bis 2030 alle WEG-Prozesse digitalisiert haben. Das bedeutet: Bald müssen Sie vielleicht auch digitale Abstimmungen über Sanierungen, den Einbau von Ladesäulen oder die Modernisierung der Fassade per App genehmigen. Die EU-Richtlinien drängen weiter. Deutschland hinkt zwar bei der E-Rechnung hinterher - Österreich und die Schweiz haben das schon 2020 umgesetzt - aber jetzt wird nachgeholt.
Die langfristige Perspektive ist positiv: Bis 2027 sollen die Verwaltungskosten pro WEG um 22 Prozent sinken, weil alles automatisiert wird. Aber nur, wenn die Digitalisierung richtig umgesetzt wird. Wer jetzt nicht handelt, wird später mehr zahlen - in Zeit, Stress und Geld.
Was tun, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen?
Wenn Sie sich überfordert fühlen: Fangen Sie klein an.
- Prüfen Sie, ob Ihre WEG eine Hausverwaltung hat. Fragen Sie, ob die bereits E-Rechnungen entgegennimmt und digitale Versammlungen anbietet.
- Wenn ja: Fordern Sie einen Bericht an, was bis Ende 2025 erledigt sein muss.
- Wenn nein: Sprechen Sie mit anderen Eigentümern. Finden Sie jemanden, der technisch fit ist - vielleicht ein Nachbar, der IT arbeitet.
- Suchen Sie nach Fördermitteln: www.bmuv.de/weg-foerderung
- Planen Sie eine Informationsveranstaltung. Einmal im Jahr, mit einem Experten, ist besser als jedes Jahr Stress.
Es geht nicht darum, alles perfekt zu machen. Es geht darum, nicht zurückzubleiben. Die WEG-Reform 2025 ist keine Strafe - sie ist eine Chance. Eine Chance, Ihre Wohnung besser zu verwalten, Ihre Kosten langfristig zu senken und mitzubestimmen, ohne ständig reisen zu müssen.
Muss ich als selbstbewohnender Eigentümer auch E-Rechnungen empfangen?
Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Wohnungseigentümer, unabhängig davon, ob Sie Ihre Wohnung vermieten oder selbst bewohnen. Jede Rechnung, die die WEG erhält - von der Heizung, der Hausverwaltung oder dem Handwerker - muss elektronisch entgegengenommen und gespeichert werden. Sie müssen als Teil der Gemeinschaft mitwirken, auch wenn Sie nicht vermieten.
Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht ignoriere?
Es gibt keine direkten Strafen für einzelne Eigentümer. Aber wenn die WEG keine ordnungsgemäße Rechnungsverwaltung hat, kann das zu Problemen bei der Steuerprüfung führen. Die Finanzbehörde kann dann die Kosten für Wartung, Reparaturen oder Energie nicht mehr als Betriebsausgaben anerkennen. Das bedeutet: Höhere Steuern für alle. Und wenn die WEG in der Zukunft verkaufen will, können Käufer die fehlende Dokumentation als Risiko werten - und den Preis drücken.
Kann ich als Eigentümer die Installation eines Smart-Meters ablehnen?
Nein. Wenn Ihre WEG den gesetzlichen Vorgaben unterliegt - also ein Jahresverbrauch über 6.000 kWh oder eine Photovoltaikanlage zwischen 7 und 100 kW - dann ist die Installation verpflichtend. Sie müssen nicht selbst zahlen, aber die Kosten werden über die Hausgelder verteilt. Eine Einzelablehnung ist nicht möglich. Der Beschluss erfolgt in der Eigentümerversammlung, aber die Pflicht kommt aus dem Gesetz - nicht aus der Gemeinschaftsordnung.
Wo finde ich die richtige Software für E-Rechnungen?
Es gibt mehrere Anbieter, die speziell für WEGs entwickelt wurden, wie WEG-Online eine digitale Plattform für Wohnungseigentümergemeinschaften, die Versammlungen, Abstimmungen und Dokumentenverwaltung in einem System vereint, WEG-Manager eine Softwarelösung zur digitalen Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften mit E-Rechnungs- und Versammlungsfunktion oder Haufe WEG-Cloud eine cloud-basierte Lösung für Hausverwaltungen und WEGs mit integrierter Rechnungsarchivierung. Achten Sie darauf, dass die Software revisionssicher ist, DSGVO-konform und mit PDF/A oder XML arbeitet. Testen Sie vorher eine Demo-Version. Viele Anbieter bieten auch Schulungen an.
Gibt es Hilfe für kleine WEGs, die sich die Kosten nicht leisten können?
Ja. Die Bundesregierung hat einen Fördertopf von 50 Millionen Euro eingerichtet, der speziell kleine WEGs mit weniger als 10 Wohnungen unterstützt. Sie können Anträge stellen für Software, Schulungen oder die Installation von Smart-Metern. Die Anträge laufen über das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Die Frist für 2025 ist noch offen, aber die Mittel sind begrenzt. Informieren Sie sich frühzeitig: www.bafa.de/weg-foerderung. Viele Kommunen bieten zusätzlich lokale Beratung an - fragen Sie bei Ihrem Rathaus nach.
