DSGVO bei Wohnungsbesichtigungen: Was Vermieter fragen dürfen

Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor Ihrer neuen Wohnung, der Schlüssel dreht sich im Schloss, und der Vermieter zieht sofort ein Formular heraus: "Bitte hier das Nettoeinkommen, den Namen des Arbeitgebers und die Kontonummer eintragen." Klingt vertraut? Für viele ist es Alltag. Doch seit Inkrafttreten der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) am 25. Mai 2018 ist genau diese Praxis oft rechtswidrig. Die Zeiten, in denen Vermieter einfach alles fragten, was ihnen in den Sinn kam, sind vorbei. Stattdessen gilt ein striktes Phasenmodell, das regelt, wann welche Daten erhoben werden dürfen.

Warum ist das so wichtig? Weil Fehler hier teuer werden können. Die Berliner Datenschutzbeauftragte Bettina Ajoku wies bereits 2022 darauf hin, dass immer noch 78 % der geprüften Immobilienportale unzulässige Fragebögen vor der Besichtigung nutzten. Bußgelder drohen nicht nur großen Firmen - auch private Vermieter geraten ins Visier. Im ersten Halbjahr 2023 verhängte die Berliner Behörde allein 17 Bußgelder im Wohnungssektor, eines davon mit 8.500 Euro gegen eine Firma, die Gehaltsnachweise zu früh verlangte. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Besichtigungstermine rechtssicher gestalten, ohne unnötig Daten zu sammeln oder Interessenten abzuschrecken.

Die drei Phasen der Datenerhebung verstehen

Der häufigste Fehler liegt darin, alle Informationen auf einmal abzufragen. Die Rechtslage unterscheidet jedoch klar zwischen drei Stadien einer Vermietung. Jede Phase hat ihre eigene Rechtsgrundlage und ihren eigenen erlaubten Datenrahmen. Wer dies ignoriert, handelt datenschutzwidrig.

In der ersten Phase, also wenn Sie einen Termin ausmachen, brauchen Sie nur wissen, wer kommt und wie Sie erreichbar sind. Fragen zum Einkommen sind hier tabu. Erst wenn der Interessent nach der Besichtigung sagt: "Ja, ich möchte die Wohnung", wechseln wir in Phase drei. Dann darf geprüft werden, ob der Mieter die Miete zahlen kann. Aber Vorsicht: Auch hier gibt es Grenzen.

Was während der Besichtigung erlaubt ist - und was nicht

Damit Sie nicht versehentlich in die Falle tappen, schauen wir uns den Besichtigungstermin selbst an. Hier geht es primär um die Sicherheit Ihrer Immobilie und die Identifikation der Besucher. Es ist völlig legitim, wenn Sie sagen: "Bitte zeigen Sie kurz Ihren Personalausweis, damit ich weiß, wer hier war." Das dient dem berechtigten Interesse des Vermieters. Dokumentieren dürfen Sie Name und Ausweisnummer, aber bitte keine Kopie anfertigen, es sei denn, es gibt einen konkreten Anlass (z.B. Vandalismus).

Kritisch wird es, wenn Sie schon beim Rundgang durch die Küche anfangen, über Gehälter zu sprechen. Ein Urteil des Landgerichts Berlin vom Januar 2021 (Az: 16 O 441/20) stellte klar: Unverhältnismäßig ist es, wenn Vermieter umfassende wirtschaftliche Angaben erfragen, bevor der Interessent überhaupt sein konkretes Interesse bekundet hat. Warum? Weil jemand, der sich nur umschaut, vielleicht gar nicht mieten will. Ihm müssen Sie nicht sein Bankkonto offenlegen.

Ein weiterer Stolperstein sind offene Besichtigungstermine. Wenn zehn Leute gleichzeitig kommen, um die Wohnung anzusehen, reicht es, eine Liste mit Namen und Telefonnummern zu führen. Eine vorherige Auswahl anhand von Selbstauskünften ist hier meist nicht zulässig, da die Verhältnismäßigkeit fehlt. Nur wenn Sie wegen Platzmangels oder weil die Wohnung noch bewohnt ist, gezielt einzelne Personen einladen, dürfen Sie bereits vorab eine eingeschränkte Selbstauskunft verlangen - aber auch dann nur auf Basis des berechtigten Interesses.

Die Tücken der "Selbstauskunft" richtig nutzen

Die sogenannte Mieterselbstauskunft ist ein Standardformular zur Prüfung der Bonität von Mietinteressenten. Viele Vermieter glauben, sie müssten dieses Formular zwingend vor der Besichtigung haben. Falsch. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat in ihrer Orientierungshilfe betont, dass die Erhebung solcher Daten erst dann zulässig ist, wenn ein konkreter Mietwunsch besteht.

Was darf rein? Erlaubt sind Angaben zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit: Nettoeinkommen, Art des Beschäftigungsverhältnisses, Name des Arbeitgebers und bisherige Wohnsitze. Was darf nicht rein? Fragen, die nichts mit der Zahlungsfähigkeit zu tun haben. Dazu gehören:

• Familienstand (lediglich relevant für Kinderzimmerbedarf, aber nicht als generelle Filterkriterium)
• Religion oder politische Einstellung
• Gesundheitsdaten (außer bei spezifischen Barrierefreiheit-Wünschen)
• Exakte Höhe des aktuellen Bankkontostands (ein Nachweis über regelmäßige Eingänge reicht oft aus)

Ein häufiger Irrtum betrifft die Einwilligung. Viele Vermieter lassen Interessenten eine "Einwilligung zur Datenverarbeitung" unterschreiben. Das klingt sicher, ist aber juristisch wackelig. Warum? Weil Mieter in einer angespannten Wohnungsmarktlage faktisch gezwungen sind, zuzustimmen, um die Chance auf die Wohnung zu haben. Eine solche "Zwangseinwilligung" ist unwirksam. Besser stützen Sie sich auf das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) oder die Vertragsanbahnung (lit. b). Rechtsanwalt Dr. Carsten Seeger weist darauf hin, dass die missbräuchliche Nutzung von Einwilligungen in 41 % der Fälle das Hauptproblem darstellt.

Digitale Prozesse und neue Herausforderungen

Die Welt verändert sich, und damit auch die Besichtigung. Videorundgänge per Zoom oder Skype sind längst etabliert. Doch auch hier gelten strenge Regeln. Die DSK hat im Januar 2024 klargestellt: Eine Aufzeichnung des Video-Calls ist grundsätzlich verboten. Der Mieter muss nicht gefilmt werden, während er seine Sorgen über den Lärmpegel äußert. Eine Aufnahme ist nur erlaubt, wenn Sie eine ausdrückliche, dokumentierte Einwilligung erhalten - und die muss jederzeit widerrufbar sein. In der Praxis bedeutet das: Lieber nicht aufnehmen. Notieren Sie sich stattdessen wichtige Punkte direkt im Anschluss an das Gespräch.

Auch die Digitalisierung der Verwaltung bringt Risiken mit sich. Prof. Dr. Martin Felsberg von der Universität Passau warnt vor algorithmischen Entscheidungen. Wenn Software automatisch aus den eingegebenen Daten einen "Score" berechnet, kann das zu Diskriminierung führen. Zum Beispiel, wenn ein Algorithmus Singles systematisch benachteiligt, weil statistisch gesehen Familien stabiler wohnen. Solche automatisierten Einzelentscheidungen unterliegen besonderen Schutzvorschriften. Als Vermieter sollten Sie daher immer persönlich prüfen, bevor Sie absagen.

Übrigens: Die Bundesregierung plant mit dem Digitalen Wohnraumzugangsgesetz (DWoZugG), das ab 2025 greifen soll, standardisierte digitale Formate. Diese sollen zertifiziert sein und automatisch die richtigen Felder anzeigen. Bis dahin liegt die Verantwortung voll bei Ihnen. Nutzen Sie Tools wie den kostenlosen Online-Check der Berliner Datenschutzbeauftragten, um Ihre bestehenden Formulare zu testen. Im Jahr 2023 wurde dieser Check von über 12.000 Vermietern genutzt - ein Zeichen dafür, wie hoch der Unsicherheitsfaktor ist.

Pflichtinformationen nicht vergessen

Bevor Sie auch nur eine einzige Zeile speichern, müssen Sie den Interessenten informieren. Das nennt man Transparenzpflicht nach Artikel 13 DSGVO. Das Haus & Grund Verband Muster-Informationblatt hilft hier enorm. Es muss folgende Punkte enthalten:

1. Wer ist verantwortlich? (Ihr Name/Firma und Kontaktdaten)
2. Warum werden Daten erhoben? (Prüfung der Eignung/Bonität)
3. Auf welcher Rechtsgrundlage? (Berechtigtes Interesse oder Vertragsanbahnung)
4. Wie lange werden die Daten gespeichert? (z.B. bis zur endgültigen Absage oder 6 Monate nach Vertragsabschluss)
5. An wen werden Daten weitergegeben? (z.B. Schufa, falls beauftragt)

Diese Information sollte idealerweise digital per Link oder als PDF vor der ersten Dateneingabe bereitgestellt werden. Bei offenen Besichtigungen reicht oft ein Aushang am Eingangsbereich, solange er gut lesbar ist. Ignorieren Sie diesen Schritt, machen Sie sich angreifbar, selbst wenn die erhobenen Daten an sich korrekt waren.

Praxistipps für einen reibungslosen Ablauf

Um Stress zu vermeiden und rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, empfehle ich folgenden Workflow:

• Schritt 1: Anruf oder Mail. Fragen Sie nur nach Name und Rückrufnummer. Sagen Sie: "Wir treffen uns am [Datum] um [Uhrzeit]."
• Schritt 2: Beim Termin. Begrüßen Sie den Gast. Bitten Sie um den Ausweis zur kurzen Einsicht. Machen Sie keine Fotos vom Ausweis.
• Schritt 3: Nach der Besichtigung. Wenn Interesse besteht, übergeben Sie (oder mailen Sie) das Info-Blatt zur Datenverarbeitung und die Selbstauskunft.
• Schritt 4: Unterlagen sichten. Prüfen Sie Einkommensnachweise und Mietschuldenfreiheitsbescheinigung erst jetzt.
• Schritt 5: Entscheidung. Geben Sie Bescheid. Absagen Sie schriftlich, um Missverständnisse zu vermeiden.

Kleine Vermieter tun gut daran, sich Schulungen zu gönnen. Laut IVD geben 72 % der kleinen Verwaltungen durchschnittlich 1.250 Euro pro Jahr für Datenschutz-Schulungen aus. Das klingt viel, ist aber günstiger als ein einzelnes Bußgeld oder ein verlorenes Gerichtsverfahren.